Cela vous est déjà arrivé d'organiser une soirée au club voir un tournoi de judo, de préparer un anniversaire avec des amis, votre mariage ou un autre événement peut-être ? Alors vous avez une petite idée de la difficulté. Maintenant si je vous dis, dans 6 mois tu dois organiser un tournoi de judo avec près de 25 000 spectateurs. Juste le Paris Grand Slam. Vous faîtes quoi ? Vous partez en courant ? Vous me dîtes euh dans 6 mois j'ai un truc vraiment important à faire ? Désolé j'ai piscine ? Les pro diront ok par contre je fais appel à des amis qui s'y connaissent. Je vous ai présenté la société KMH Sports qui contribue à l'organisation du Paris Grand Slam, je vous propose ici de découvrir la société EV3NT, représentée par Vincent MATCZAK, en charge de la coordination générale d'un des plus grand tournoi judo au monde : le Paris Grand Slam. Bref venez avec moi on part dans les coulisses ;-)
David du blog cestquoitonkim.com : Ev3nt c'est quoi, c'est qui, c'est depuis combien de temps au Paris Grand Slam ?
Vincent MATCZAK (EV3NT) : EV3NT est une agence événementielle - crée en 2013 - qui contribue à la réussite des grands rendez-vous de ses clients en facilitant leur mise en œuvre. Ce rôle de facilitateur s'appuie sur une expertise qui s'articule autour du triptyque : organisation, gestion des populations et production.
Pour faire court, EV3NT est principalement positionnée sur les événements sportifs tout en offrant ses services à d'autres secteurs. Niveau sportif, l'agence compte plusieurs fédérations sportives parmi ses clients (judo, karaté, football, rugby ...). En dehors de l’organisation d’événements sportifs, EV3NT a par exemple contribué au salon du mariage de Mantes La Jolie, et propose également des services Hospitalités (offres VIP) pour différents événements (sports, concerts, culture,…).
La société est composée de trois co-gérants associés : Lénaïc GOUDOUT, Jérémy BLONDIN et moi Vincent MATCZAK. Jérémy est passionné d'athlétisme et Lénaïc et moi nous faisons parti d'une équipe de foot. Notre rencontre a eu lieu en 2011 au sein de la FFJDA où nous étions alors tous les trois salariés.
Nous nous occupons de la coordination générale du Paris Grand Slam (PGS) depuis 2012. D’abord en tant que salarié de la FFJDA pour TPIF 2012 et TPIF 2013, puis en tant qu’EV3NT pour les éditions 2014, 2015, 2016 et 2017.
Vincent MATCZAK (EV3NT) : La coordination générale c’est via la centralisation de l’ensemble des informations de permettre à tous les secteurs (hébergement, transport, restauration, bénévoles, billetterie, mobilier, signalétique, communication, VIP…) de pouvoir collaborer de façon efficace sur le PGS.
David du blog cestquoitonkim.com : Quel est le rôle d'EV3NT avant, pendant, après le tournoi ?
Vincent MATCZAK (EV3NT) : Avant le tournoi, c’est un travail de préparation, pendant près de 5 mois, sur l’ensemble des dossiers et secteurs du Paris Grand Slam. Le tournoi de judo ayant lieu en Février de l'année N nos réunions de travail avec la FFJDA démarrent généralement à la mi-octobre de l'année N-1. Il faut compter au moins 3 réunions plénières sur la période octobre N-1 à Février N. Chaque réunion est composée de 20-25 personnes.
Lors de ces réunions nous participons avec la FFJDA à la réflexion pour l’amélioration de tous les secteurs pour la prochaine édition : billetterie, bénévolontaires, relations avec l’Arena, restauration, transport, informations aux délégations, signalétique, sécurité, accueil VIP,… tous ces domaines ont une marge d’amélioration sur lesquels nous réfléchissons et sommes force de proposition pour la FFJDA. Nous concernant c’est temps plein d’octobre à février pour 3 personnes et sur la semaine du tournoi plus de 100h par personne. Nous avons un rôle de coordinateur général, sous la direction du Directeur du Tournoi (DG de la FFJDA).
Pendant le tournoi de judo, nous gérons sur site l’ensemble des demandes liées à l’organisation (relations avec l’Arena, les bénévolontaires, la billetterie, la signalétique, les écrans, les badges d’accréditations, le tirage au sort, les parkings, la restauration,…).
Après le tournoi, nous consolidons tous les comptes-rendu des différents secteurs - renseignés sur un formulaire web - pour faire un bilan général qui sera débriefer avec la FFJDA afin d'échanger sur les préconisations et en tenir compte pour la prochaine édition. Sont notamment aborder des aspects logistiques (comment améliorer l’organisation et la coordination), chiffres (restauration, billetterie,…) etc
David du blog cestquoitonkim.com : Tu travailles sur le tournoi depuis 2012 tu dirais que c'est la routine ou que chaque tournoi est différent ?
Vincent MATCZAK (EV3NT) : Chaque tournoi a ses spécificités, avant JO, après JO, nouveau Bercy, état d’urgence …
David du blog cestquoitonkim.com : Quel est ton plus grand défi et/ou ta plus grande satisfaction sur ce tournoi ?
Vincent MATCZAK (EV3NT) : La cohésion de l’équipe organisation, c’est la clé pour un travail efficace.
David du blog cestquoitonkim.com : Ca représente quoi pour vous de s'occuper d'un tournoi majeur du Judo Français dans une salle mythique comme l'AccorHotels Arena (Bercy) ?
Vincent MATCZAK (EV3NT) : C’est une grande responsabilité de pouvoir participer et d’être un acteur majeur de l’organisation du plus grand tournoi de judo du Monde, dans cette salle mythique (2e Arena mondiale) remplie d’histoire (sportive et culturelle).
